Planificación de actividades en tiempos de home-work

Por Paola A. Traverso.- Vivimos en un mundo dinámico que nos invita a cambiar nuestras maneras de aprender, de comunicarnos, de conectar y de hacer.   Hoy el cambio está siendo brusco, pero se debe estar consciente de que el cambio siempre ha existido.     A finales de los años 90,  los norteamericanos hicieron un nuevo diagnóstico mundial después de la caída de la Unión Soviética y crearon algo que llamaron entornos VUCA, cuyas siglas en inglés hacen referencia a cuatro términos clave:

• Volatilidad(volatility) por el hecho de estar sujetos a cambios frecuentes, rápidos y significativos;
• Incertidumbre (uncertainty) por el carácter impredecible de los acontecimientos,
• Complejidad (complexity) por la multitud de factores que pueden verse interconectados y, por último,
• Ambigüedad (ambiguity) a causa de la dificultad que pueden presentar las diferentes situaciones a la hora de ser transmitidas.

Operar en este tipo de entornos puede ser un gran aliado para encontrarnos de diversas maneras, reconociéndonos como seres poderosos de transformación y evolución constante.  Tal y como lo dijo Kant:   “la inteligencia de un individuo se mide por la cantidad de incertidumbre que es capaz de soportar”.

Con certeza podemos pronosticar que luego de la situación actual, nada volverá a ser igual y por lo tanto es momento de reconfigurarnos, reprogramarnos y crear nuevos hábitos.  Con esto no quiero desestimar la magnitud de la situación que vive el mundo, la pandemia parece una guerra sin armas que está dejando mucha gente atrás.

Otra de las consecuencias de la pandemia es el aislamiento social para cortar con la propagación lo que ha obligado a implementar una nueva estructura laboral que llamamos home office o teletrabajo donde los límites entre las actividades laborales y la vida familiar son muy estrechos.

¿Cómo estamos adaptando nuestras actividades en un nuevo esquema laboral y de convivencia?

Me nace una nueva consulta?  Si hubiéramos estado en condiciones normales, te gustaría trabajar desde la comodidad de tu casa?  Pero qué pasa cuando el cerebro recibe otra información, es decir, una situación que nos hubiera gustado vivir, pero ahora con el factor “amenaza”  … entonces nos desestabilizamos.

Desde mi análisis he visto 3 tipos de actitudes que van desde el miedo a la adaptación para luego ir al crecimiento:

• Optimismo: personas que están positivas y piensan que esto durará poco y confían en la velocidad de recuperación.
• Pesimismo: personas super negativas en cuanto a la duración y a la velocidad para recuperarnos.
• Neutralismo: Una actitud más tranquila e imparcial, sin preocuparse pero sí ocupándose.  Estas personas deciden no sufrir en anticipado ni tampoco presagiar que pasará. Evitan además intoxicarse con información de los medios y conversaciones además de ruido mental. Porque la realidad es que  no se puede presagiar cuánto va a durar, ni tampoco el impacto que tendrá.

Pero bueno, tarde más o tarde menos, impacte más o impacte menos, algún día esto acabará.

Mis hijos me preguntan si alguna vez se vivió algo así y les conté acerca de la peste negra en el siglo XIV, la depresión de USA en los años 20, la crisis inmobiliaria de USA, el SARS, la H1N1, guerras mundiales, terrorismo demostrando que estos cambios en el mundo son de siempre.

La vida tomará un nuevo orden, las personas es probable que cambiemos:

• Tardaremos en confiar en desconocidos costumbres (fiestas, etc) y la cercanía (contactos).
• La reducción de ingresos durante un tiempo hará que nos ajustemos más el cinturón al menos este año
• El mundo estará más interconectado y probablemente más vigilado desde los gobiernos.
• Es verdad que también habrá que reconstruir la economía, y eso genera trabajo, al igual que las posguerras, pero también que no es fácil.

Volviendo al tema de la planificación, cómo integramos todas nuestras actividades en un sólo sitio que es nuestro hogar?    Si eres freelance, pues la planificación sólo depende de ti.  Si eres empresario o parte de una organización, están regidos por la planificación de su empresa.

En cualquiera de los casos, si eres freelance, o si eres parte de una organización, deberás hacer la planificación para que el día te rinda.  Recuerda que ahora tienes las labores de casa y las actividades de tu medio de ingresos.

En mi método, hago primero la Matriz de Priorización de Tareas que se conoce como Matriz Eisenhower, donde se debe ser selectivo con el tiempo y las tareas que escogemos realizar que se clasifican así:

• Lo que hay que hacer urgente.
• Lo que hay que planificar y hacer antes de que se conviertan en urgente
• Tareas que puedes delegar
• Tareas que no son necesarias y que no agregan valor. Mejor eliminarlas.

Se arma un cuadrante y dentro de ese cuadrante vamos a ubicar 4 cuadros, se puede usar colores para identificar lo urgente de lo planificable, delegable y desechable.  Recuerden que previamente ya has separados las actividades de casa y laborales.

Como elemento indispensable para la planificación no puede faltar una agenda.  Si se inicia el día sabiendo lo que nos espera, se tendrá una hora ganada. También es importante utilizar la última media hora a pensar y organizar el día siguiente. Puedes ganar otros 40 minutos más.

Si se logra tener la agenda bajo control aumentará el rendimiento y reducirá los niveles de estrés.  Hacia la derecha de cada actividad, haz el check list para ser consciente del tiempo que te vas tomando.

Menciono el factor stress precisamente porque en dicha planificación hay que mezclar cosas de casa y labores.  Pero recuerdas lo que te dije de delegar en la priorización???? Si no vives solo o sola…. Deberías poder delegar tareas a los demás miembros de tu hogar.

Tiempo de ocio importante!

Cuál podría ser el escape ahora en estos momentos?  Qué haríamos habitualmente?  Ir al Gym, un café con amigos, ir al cine, peluquería… ahora?

Yo te recomiendo:

Lectura:  los libros que te gusten y si no te gusta leer, audiolibro.  Debes tener algún tema de tu interés seguramente.

Aprendizaje:  intenta buscar esa competencia, esa habilidad, ese conocimiento que te está haciendo falta.  Días atrás dejé algunos sitios para poder acceder al autoaprendizaje y existen algunos cursos gratuitos que te vendrán muy bien.

Ejercicios: Tómate tu dosis de entrenamiento… si no terminaremos mal.

Películas:  Por qué no?  Si te gusta … dale.

Escritura:  Quienes gocen de ese don… aprovechen!!! A lo mejor hacen su propio blog o descubren un nuevo talento.

Pintura/ Música:  que mejor manera de relajarse.  Demos rienda suelta a la creatividad

De una manera sutil, adapto mi método mezclando herramientas de la administración con el sentido común, pero por sobretodo, la creatividad y esa capacidad del ser humano de gestionar sus emociones y proponer adaptarse para las nuevas estructuras laborales, familiares, sociales, económicas, tecnológicos, que han llegado.